Per tutelare i propri diritti, il cittadino può chiedere di visionare o estrarre una copia di documenti amministrativi posseduti dalla Pubblica Amministrazione. La Legge 07/08/1990, n. 241 garantisce questo diritto per favorire la partecipazione e per assicurare l’imparzialità e la trasparenza dell’attività amministrativa.

L’accesso può essere informale se la richiesta è fatta personalmente e anche verbalmente all’ufficio e si può prendere immediatamente visione del documento, averne copia e non ci siano dubbi sulla legittimazione e sulla identità del richiedente.

Si parla invece di accesso formale quando  non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale, in quanto l’ufficio deve ricercare i documenti o sorgono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso.  In questo caso, il richiedente è invitato a presentare istanza formale scritta e firmata, nella quale devono essere indicati il nome, il cognome e l’indirizzo del richiedente e deve essere specificato il motivo della richiesta.

Il procedimento può essere differito, ad esempio quando i documenti chiesti fanno parte di un procedimento non ancora concluso.

Se si chiede una estrazione di copia è necessario pagare i relativi costi di riproduzione.