Una volta ricevuta una istanza, l'ufficio competente può dialogare con il cittadino in qualunque momento della fase di istruttoria. Ad esempio, può accadere che la documentazione ricevuta sia incompleta oppure non del tutto comprensibile: in questo caso perverrà al cittadino una "richiesta di integrazioni" o una "richiesta di chiarimenti" alla quale occorre rispondere entro i termini stabiliti.

Tramite la compilazione di questo modulo, il cittadino può trasmettere la documentazione integrativa richiesta o i chiarimenti richiesti direttamente all'ufficio competente.