Chiunque può chiedere l’accesso documentale ad un procedimento chiuso o ancora in corso, purchè abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso.

I termini entro i quali deve essere negato o consentito l’accesso possono essere sospesi per un massimo di 10 giorni se ci sono controinteressati. In questo caso, la pubblica amministrazione che ha ricevuto la domanda di accesso documentale è tenuta a dare comunicazione ai controinteressati, inviando una copia della domanda stessa. Entro 10 giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare motivata opposizione alla domanda d'accesso. Decorso tale termine, la pubblica amministrazione decide sulla domanda.L’accesso ai doumenti non può essere negato se sia sufficiente differirlo per renderlo possibile.Se la domanda di accesso agli atti è incompleta, l'amministrazione, entro 10 giorni, dà comunicazione al richiedente e il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione dell’integrazione.

L'accoglimento della domanda di accesso contiene l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi e un periodo di tempo non inferiore a 15 giorni per prendere visione del documento  o estrarne copia.

Il responsabile del procedimento di accesso valuta se la domanda è ammissibile: se la risposta è positiva il cittadino può visionare e ottenere copia del documento. L'accesso può essere negato quando i dati e le informazioni contenute nell'atto riguardano la riservatezza o la vita privata delle persone oppure quando la motivazione non è ritenuta sufficiente.

Con un'istanza è possibile richiedere la ricerca esclusivamente per un atto o documento quindi per richiedere la ricerca di più atti o documenti dovranno essere presentate tante istanze quanti sono i documenti da ricercare.